Hybride videomøder - hvordan ?
I løbet af 2020 blev video en større del af vores hverdag. Den har vi favnet, udbygget, og indarbejdet. Både i sammenhæng med undervisning, afdelingsmøde, hot-line hjælp, men også i forbindelse med eksaminer, og sågar PhD-forsvar.
Det ovenstående billede er fra et sådan, der udover at være fysisk OGSÅ er virtuel - en såkaldt hybrid. Den forsvarende PostDoc Morten Hannemose var sammen med 2/3 af bedømmelsespanelet - en ordstyrer og så mange tilskuere som lokalet tillod fysisk tilstede på Compute. den sidste 3-del af panelet var udelukkende virtuelt tilstede - professor Karl Åström fra Lund Universitet.
Afstanden var ikke et problem - Åström delte fx sit computerskrive bord hér, og markerede for forståelsens skyld sine spørgsmål med rødt:
Nu er PhD-forsvar et godt eksempel på hybride møder, men lad os kort runde følgende side på Inside, hvor man kan nærlæse om ansvarsfordeling etc. i forbindelse med afholdelse af forsvar:
https://www.inside.dtu.dk/da/medarbejder/institutter/dtu-compute/ph-d-administration
Der er desuden flere gode indlæg omkring fx Zoom, men andre konference/videomøde-applikationer kan naturligvis anvendes.
Rent praktisk er det altså op til fx ordstyrer at indkalde til den virtuelle del og op til sekretæren at indkalde til den fysiske del, inklusive lokalebooking, information til deltagere, opsættelse af Conference Manager, hvor ALLE skal tilmelde sig, men vi skal naturligvis yde teknisk bistand efter bedste evne.
Det hele BØR starte med, at vi (ITS) bliver informeret om, at der skal finde et forsvar sted. Det kan have noget med os at gøre, både hvis det er bliver et rent traditionelt forsvar, hvor samtlige aktører er samlet i et rum, men naturligvis i højere grad hvis det skal være virtuelt - eller en hybrid, altså en blanding heraf, hvor der BÅDE er nogen tilstede fysisk et sted, og nogen tilstede virtuelt via fx Zoom.
Aktørerne er: Sekretæren i sektionen, hvorfra den forsvarende kommer Den forsvarende. Dennes vejleder(e) Ordstyreren Bedømmelseskomiteen Teknikeren (dig)
Hertil kommer øvrige tilskuere/deltagere - HUSK at få en liste af sekretæren.
Der bør være en Ticket på HVERT forsvar, ligesom det bør fremgå af vores Google Calender hvornår forsvaret skal finde sted, også gerne hvor og med link til den Ticket, der ligeledes omhandler forsvaret, og HVORI AL KOMMUNIKATION BØR GEMMES.
Efter at have påtaget sig opgaven skal man hurtigst i dialog med Ordstyrer (Chairperson), primært så denne forstår hvad der forventes af vedkommende. Det er Ordstyrer, der danner Zoom-link, og sender dette til sekretæren. Sekretæren sender så dette link ud til de personer, som har tilmeldt sig forsvaret via Conference Manager (og dette inkluderer også DIG).
Da Ordstyrer forventes at håndtere store dele af zoom-mødet bør du indkalde denne, SAMT den forsvarende (inklusive BEGGE personers bærbare, eller hvad de har tænkt sig at afholde mødet fra) - MEGET gerne i det fysiske lokale, som sekretæren har booket.
SÅFREMT det bliver et rent virtuelt forsvar er et fysisk møde nok ikke nødvendigt, men man kan så afholde et virtuelt møde med både Ordstyrer og den Forsvarende - inden selve forsvaret.
Det er altid en god ide at løbe agendaen igennem - hvem siger hvad, hvornår og hvorfor (og alt dette ved de bedre end dig), men NÅR vi så skal snakke hybriden er det at vi virkelig kan bistå med teknisk ekspertise.
Fx. vil den forsvarende typisk præsentere en kort version af sin afhandling, normalt ca 45 minutter. Alle aktører vil have fået hele afhandlingen, og måske også en kopi af den korte version.
Forsvaren vil typisk vise dette fra sin egen bærbare, og det er typisk på en monitor, eller via en projektor. Det vil i hybrid-forsvar være nødvendigt, at Forsvaren så deler denne korte version i den Zoom-session, som er lavet til selve forsvaret.
