DTU DOC & RSS Feeds
Jeg vil blande billeder og beskrivelser. Jeg har desværre ikke muligheden for at kunne danne de "rigtige" billeder, da jeg ikke har rettigheder til at søge i personalesager og lignende.
Jeg vælger at tilgå DTU DOC via Outlook, men det kan også sagtens gøres via en browser til adressen hér.
Målet med øvelsen er at danne abbonnement med RSS Feeds fra DTU DOC systemet, og disse RSS Feeds vil blive vist i både Internet Explorer, og Outlook, hvor de "lyser op" som ulæste mails, når der altså kommer nyt.
MEN søgningen i DTU DOC er udgangspunktet, så lad os blive her lidt.
Og lad os definere et første del-mål for opgaven: lad os finde ud af hvor mange PhD'er vi har i sektionen.
Først tilføjes et ekstra søgefelt, der meget passende hedder VIP/Ph.d./TAP. Dette foregår nederst i liste - find det ønskede felt, dan et kriterie fx. "er lig" og tilføj feltet til listen. Angiv det ønskede i feltet, og afgræns ved "Ansvarlig enhed" fx på DTU Compute, og/eller afdeling. HVIS man gerne vil så PhD'er op i flere afdelinger/sektioner skulle man måske tilføje feltet "Sektion" til listen. (Bemærk: man kan naturligvis sagtens slette uønskede søgefelter ved at klikke på "krydset" ud for linien)
Efter at have angivet sine søgekriterier trykker man naturligvis på "Søg" - venter lidt - og kontrollerer resultatet. HVIS dette er tilfredsstillende skal man trykke på "Gem søgekriterier". Der vil komme en ny dialogbox op, som man udfylder efter bedste evne, og afslutter med OK.
Denne gemte søgning vil nu ligger under "Favoritter", "Mine", og Sag/Dokument. NB - hvis denne ikke vises med det samme kan man med fordel opdatere ved tryk på F5.
Når man så trykker på denne genvej til sin gemte søgning får man et nye vindue, som indeholder et RSS-ikon.
Dette ikon skal anvendes til at abbonnere på ændringer - klik på dette og følgende vindue vil komme frem.
JA - man vil gerne abbonere (subscibe) - klik her, og Giv det et passende navn - afslut ved tryk på Subscibe/Abbonnér
Listen over RSS Feeds, som man abbonnerer på vises nu både i Internet Explorer, samt Outlook. Nogle gange er Outlook lidt langsom til at opdatere listen over RSS Feeds, så hér kan man med fordel måske lige slukke og tænde for Outlook.
VEDRØRENDE PhD sager/dokumenter En søgning under "Sag" - "Alle sager" med fx. den pågældende persons navn vil måske returnere i 2 sager, 11/0123 og 12/2345. Denne søgning bør man gemme, og abbonnere på, og så vil man blive informeret om nye sager under den påglædende person, eller en person med samme navn. Denne information vil man i Outlook kunne se som en markering af en ulæst mail i den folder, som man under RSS Feeds måske har kaldt "Person Sager" Disse sagsnumre skal anvendes til at lave en NY søgning i DTU DOC, idet man også gerne vil have information om når der kommer nye dokumenter i allerede eksisterende sager.
Søgningen foregår som før, men denne gang under "Dokumenter", hvor man angiver sagsnumrene fra før i søgefeltet "Dokumentnr" adskilt med to lodret streger - 2 gange logisk OR - også kaldet dobbelt"pipe". Tegnet skal man lige finde på sit tastatur - måske med anvendelse af ALT GR + Her et par billeder af nogle forskellige varianter, hel lodret, og brudt lodret streg - men det skal se sådan ud i DTU DOC. BEMÆRK - der er ingen mellemrum mellem det ene sagsnummer, de to pipes (||) og det næste sagsnummer. Man kan på denne måde kombinere sin søgning til at omfatte op til maksimalt 10 sager.
Trykker man på "Søg" for man resultatet, som man naturligvis kontrollere, og gemmer ved tryk på "Gem søgekriterie". Igen (måske efter en opdatering med F5) findes denne gemte søgning i venstre sides "Favoritter", "Mine" og nu "Dokument" Et tryk på denne favorit bringer søgningen frem i et nyt billede, meget lig det forrige, som var under sager. Også hér findes det lille orange RSS-ikon, som man skal klikke på - udfylde, og gemme. Fuldstændig ligesom ved Sager.
GRUNDEN til denne dobbelte søgning på en persons - først sager, dernæst dokumenter - er, at man i hverdagen gerne vil opdateres om der kommer nye dokumenter til de sager, som man godt ved man skal administrere - OG (!) en gang imellem kommer der en ny sag under en person, som man godt ved skal skal administrere sager for.
NÅR dette sker (altså at der kommer en ny sag under en person) ja så mangler dette sagsnummer jo i den søgning, der resulterer i dokumenterne. Derfor er der ingen anden udvej end at slette den gemte søgning i dokumenter, og lave en ny. På søgesiden har man et faneblad kaldet "Favoritter" - hvor man kan finde sine favoritter - og slette ved at trykke på krydset. Den RSS Feed, som man har skabt ud fra denne søgning i DTU DOC skal naturligvis også slettes. Dette gøres lettest via Internet Explorer ved højre-klik på Feed'et, og Slet/Delete. På denne måde fjernes Feed'ets folder DOG IKKE automatisk i Outlook, idet denne kan indeholde gamle mail/information om ændringer.
BEMÆRK også, at NÅR et Feed oprettes i Outlook første gang vil der kommer lige så mange ulæste mail/information, som der er sager/dokumenter i den gemte søgning i DTU DOC. Disse kan med fordel blot markeres som læst - eller eventuelt slettes - så disse ikke "støjer".
Ret gerne yderligere spørgsmål til undertegnede, eller itsupport@compute.dtu.dk
jowa
